Coordinar a los pacientes de un ensayo clínico parece relativamente sencillo cuando se observa desde fuera. Hay una visita programada, un centro al que acudir y una hora determinada. En la práctica, rara vez funciona de una manera tan lineal.
Un paciente puede vivir a 40 kilómetros del centro. Otro necesita desplazarse desde otra provincia. Una visita se adelanta, otra termina más tarde de lo previsto y, de repente, hay que reorganizar un traslado que llevaba varios días confirmado.
Para una CRO, gestionar bien estos movimientos no es solo una cuestión de transporte. Es una pieza más de la operativa del estudio. Y cuanto mayor es el número de pacientes, centros o visitas, más evidente resulta.
Por eso, optimizar la logística de pacientes pasa por algo bastante sencillo de decir, aunque no siempre de ejecutar: anticiparse, centralizar la coordinación y tener capacidad para reaccionar cuando el plan cambia.
La logística debería empezar antes del primer traslado
Uno de los errores habituales es comenzar a organizar los desplazamientos cuando las primeras visitas ya están programadas. Puede funcionar en un estudio pequeño. Pero, a medida que aumenta la actividad, empiezan las excepciones.
Antes de iniciar los traslados, conviene conocer dónde están los centros, desde qué zonas viajarán los pacientes, qué frecuencia tendrán las visitas y si existen situaciones que puedan requerir una atención diferente.
No todos los participantes tienen las mismas circunstancias. Algunos pueden desplazarse con total autonomía. Otros quizá sean personas mayores, tengan dificultades para realizar trayectos largos o simplemente no conozcan la ciudad a la que deben acudir.
Tener esa fotografía inicial permite diseñar una operativa mucho más realista.
Centralizar evita muchas pequeñas complicaciones
Cuando cada centro, coordinador o miembro del equipo organiza los traslados por su cuenta, la información termina dispersándose. Un horario está en un correo. El teléfono del paciente, en otro. Un cambio de última hora llega por una llamada. Y alguien tiene que juntar todas esas piezas. Ahí aparecen buena parte de los problemas.
Para una CRO, trabajar con un único sistema de coordinación y un proveedor capaz de gestionar los traslados de pacientes para ensayos clínicos permite reducir interlocutores y tener una visión mucho más clara de lo que está ocurriendo.
No se trata simplemente de pedir coches. Se trata de saber qué traslado corresponde a cada visita, cuándo debe realizarse y qué hacer si algo cambia.
Hay que planificar pensando también en las excepciones
En investigación clínica, una agenda puede cambiar. Una prueba tarda más de lo esperado. El investigador modifica una cita. El paciente termina antes. Un vuelo llega con retraso. Incluso una visita puede cancelarse cuando el vehículo ya estaba previsto.
Por eso, una logística demasiado rígida suele dar problemas. La planificación tiene que existir, por supuesto, pero también debe contemplar cierto margen de reacción. Y esto es especialmente importante cuando una CRO gestiona varios centros o estudios simultáneamente.
Tener un procedimiento claro para comunicar modificaciones evita cadenas interminables de llamadas y correos. Parece un detalle administrativo, pero cuando hay muchos pacientes en movimiento, se nota bastante.
El paciente no debería convertirse en coordinador de su propio traslado
Este punto merece especial atención. Si para acudir a una visita el participante tiene que llamar al centro, buscar un transporte, guardar justificantes, preguntar dónde debe presentarse y volver a organizarlo todo para regresar a casa, parte de la carga logística acaba recayendo sobre él. Y no debería ser así.
Lo ideal es que reciba información sencilla: cuándo será recogido, dónde y qué debe hacer si surge algún problema. El resto debería ocurrir detrás.
Para los equipos de Clinical Operations también resulta más cómodo. Cuantas menos gestiones tenga que realizar el paciente, menos consultas relacionadas con el desplazamiento terminan llegando al centro o al coordinador del estudio.
No todos los estudios necesitan la misma solución
Hay ensayos con pocos participantes concentrados alrededor de un único hospital. Otros trabajan con varios centros y pacientes repartidos por diferentes regiones. Pretender organizar ambos de la misma forma no tendría demasiado sentido.
La logística debe poder crecer o reducirse según las necesidades del proyecto. Puede haber semanas con pocos movimientos y momentos concretos con una actividad considerablemente mayor.
También pueden existir trayectos urbanos sencillos junto a desplazamientos interprovinciales o conexiones con aeropuertos y estaciones.
Por eso, más que contratar servicios aislados, a una CRO le interesa disponer de una estructura de movilidad que pueda adaptarse al estudio a medida que este avanza.
Menos tareas operativas para el equipo de la CRO
Hay otro coste que no siempre aparece en los presupuestos: el tiempo. ¿Cuántas horas dedica un equipo a confirmar recogidas, modificar reservas, buscar alternativas o comprobar si un paciente ha llegado?
Una gestión aislada puede llevar pocos minutos. Multiplicada por decenas de pacientes y numerosas visitas durante meses, la situación cambia bastante.
Externalizar esta parte de la operativa permite que los equipos de la CRO mantengan la supervisión sin tener que ocuparse personalmente de cada desplazamiento.
Ese es uno de los puntos donde trabajar con una empresa experta en movilidad y traslados puede aportar más valor: la CRO conserva la visibilidad sobre el servicio, pero buena parte del trabajo cotidiano de coordinación deja de recaer sobre su equipo.
¿Qué debería buscar una CRO en un proveedor de movilidad?
El precio importa, pero difícilmente debería ser el único criterio. En este tipo de proyectos resulta mucho más útil valorar cómo responde el proveedor cuando las cosas no salen exactamente según lo previsto.
¿Puede gestionar modificaciones? ¿Existe un interlocutor claro? ¿Puede coordinar diferentes ciudades? ¿Entiende que detrás de cada servicio hay una visita vinculada a un estudio?
También cuentan aspectos aparentemente básicos, como la puntualidad, la discreción de los conductores o la claridad de las comunicaciones.
Porque el paciente probablemente no conozca a la CRO que hay detrás del ensayo, pero sí vive directamente el traslado que alguien ha organizado para él.
SPTransfer y la coordinación de movilidad para CRO
En SPTRANSFER trabajamos con organizaciones vinculadas a la investigación clínica que necesitan coordinar desplazamientos de pacientes de una forma ordenada y flexible.
Cada estudio plantea una operativa diferente. Por eso analizamos las necesidades del proyecto y organizamos los servicios teniendo en cuenta las visitas, los centros implicados y las particularidades de los desplazamientos.
La idea es sencilla: que el equipo de la CRO no tenga que resolver cada traslado uno por uno y que, al mismo tiempo, el paciente encuentre un servicio puntual, claro y bien coordinado.
Cuando la logística funciona bien, casi no se nota. Y probablemente esa sea una de las mejores señales.
Si estás preparando un estudio o quieres revisar cómo estás gestionando actualmente la movilidad de los participantes, solicita más información y estudiaremos las necesidades de tu proyecto.
Una logística pensada para el estudio, pero también para quien participa en él
Optimizar la logística de pacientes no consiste en intentar que cada trayecto sea más rápido. Tampoco en acumular vehículos disponibles. Consiste en organizar mejor.
En saber qué ocurrirá antes de la visita, quién responderá si aparece un cambio y cómo evitar que pequeñas tareas operativas terminen ocupando una parte excesiva del tiempo del equipo.
Para una CRO, esa organización aporta eficiencia. Para el centro, reduce gestiones. Y para el paciente significa algo mucho más sencillo: poder acudir a sus visitas sin tener que preocuparse constantemente de cómo llegar.
